Wirtualne biuro, z czym to się je?

Kryzys finansowy wymusił na przedsiębiorcach konieczność intensywnego poszukiwania oszczędności. Wiele firm przeniosło się do Internetu, dzięki czemu odpadły wysokie koszty związane z prowadzeniem i utrzymaniem biur. Część obowiązków przejęły wirtualne przedstawicielstwa.

Dwa ostatnie lata to rozkwit tzw. wirtualnych biur. Mimo powstawania coraz to nowych (konkurencja nie śpi), rynek nadal nie jest w pełni zagospodarowany i miejsca na zorganizowanie własnej działalności jest jeszcze sporo. Na czym polega praca wirtualnego biura? Przedsiębiorca za niewielką opłatą miesięczną (zazwyczaj od ok. 100 zł), zyskuje prawo do wykorzystania adresu firmy jako korespondencyjnego, własny nr telefonu podpięty do sekretariatu biura, jeżeli wyrazi takie życzenie – również obsługę konta e-mail. Opisane powyżej przykłady to opcja standardowa. Rozszerzona oferta właściwie nie różni się niczym od pracy normalnego biura. Sortowanie poczty, przyjmowanie zgłoszeń, odpowiadanie na telefony, aż po umawianie spotkań. Nie jest ważne, gdzie mieści się główna siedziba firmy – istotne jest, że przedstawicielstwo informuje o wszystkich zmianach na bieżąco.

Niezwykle ważna jest lokalizacja wirtualnego biura. Im łatwiejszy adres do zapamiętania tym lepiej. Z oczywistych przyczyn najbardziej atrakcyjne są lokalizacje biur w dużych miastach, lub wszędzie tam, gdzie koncentruje się działalność przedsiębiorców. W zasadzie można zacząć od swojego osobistego adresu, pod warunkiem, że któraś z powyższych opcji jest spełniona. Wskazane jest, by nie było to mieszkanie w bloku (chodzi o format adresu korespondencyjnego, lepiej brzmi Zimowa 3, niż Zimowa 12/64). Jeżeli myślimy o większych obrotach, być może warto zastanowić się nad wynajmem powierzchni biurowej w atrakcyjnej lokalizacji. Jeżeli zdecydujemy się na tę opcję, możemy zwiększyć zakres swoich usług o tworzenie lokalnego przedstawicielstwa wszystkim zainteresowanym firmom. Oznacza to nie tylko obsługę wirtualną ale także fizyczną, jak np. spotykanie się twarzą w twarz z klientami i udzielanie im podstawowych informacji. Oczywiście za taki rodzaj działalności pobiera się daleko wyższy abonament, niż ma to miejsce w przypadku standardowych usług. Jeżeli myślimy o tym biznesie na poważnie, trzeba zdać sobie sprawę, że nie jest to praca dla jednej osoby. W miarę napływu zleceń i obowiązków, konieczne stanie się zatrudnienie większej liczby osób (standardowo wirtualne biuro obsługują 3-4). Źródłem największych obrotów może się stać przedsiębiorca zagraniczny, któremu nie będzie się opłacało otwieranie swojego biura w Polsce. Konieczna zatem jest znajomość języków obcych – obsługa po niemiecku, angielsku czy rosyjsku skutecznie zwiększą dochód. Na jakie zarobki miesięczne może liczyć wirtualne biuro? Wszystko jest zależne od kompetencji personelu i zakresu udzielanych usług. Szacuje się, że średniej wielkości biuro umiejscowione w dobrej lokalizacji generuje ok. 30 – 50 tyś. zysku.